23. sep
 
Hvorfor kaste bort 8 millioner hvert år?
Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid: Hvordan sjekker revisjonen at kommunene ikke «taper» bonusbeløpet på kr. 8 millioner hvert år?

Publisert: 15.jul.2017 14:00
Oppdatert: 14.jul.2017 12:25

Så i avisen at man har våknet opp i Nannestad kommune når det gjelder aktiviteten i den felles innkjøpsenheten ØRIK. Legg merke til siste stavelsen i navnet: samarbeid.

Vi leser at «ordningen ble et mareritt: Ingen vet helt hvem som skulle betale hva». Dette er langt fra sannheten. Undertegnede kom inn i enheten i januar 2010 for blant annet å få inn de omtalte bonuspenger. Nå var det slik den gang at det påla leverandørene å gi beskjed om hva som var blitt solgt til de 6 ØRU kommunene. Det skulle utstedes kreditnota til ØRIK og utbetales dit. Forsto tidlig at dette var en utfordrende måte å gjøre dette på. Revisor har hele tiden etterspurt grunnlaget for bonusen og tenkt lite praktisk og vært lite samarbeidsvillig slik jeg har opplevd denne yrkesgruppen tidligere fra det private næringsliv.

Jeg ba ØRIK om å forandre avtalene som er tre forskjellige:

a) rammeavtaler for alle 6 kommunene

b) rammeavtaler for en eller flere kommuner

c) enkeltanskaffelser

til å avtale at ØRIK selv skulle ta kontakt med respektive leverandører to ganger i året for få omsetningen og en dokumentasjon på dette. Deretter fakturerte ØRIK dette til leverandør. Dette gjorde vi fordi man da fikk inntekt på rett kalenderår samt at leverandøren fikk sin kostnad også på rett år. ØRIK ble meget aktiv og fikk etter hvert inn mer og mer penger. Som nevnt var det høyst nødvendig at ØRIK tok kontakt for flere leverandører «visste ikke hva de hadde skrevet under på» og da måtte jeg oversende kopi av kontakten. Noen ganger hadde saksbehandler sluttet uten å informere videre. Når det gjelder dokumentasjon har man benyttet reskontrooppsett fra leverandør og også fakturakopier. Helt enkelt har det ikke vært fordi det ofte kun er en eller få varer av et helt produktspekter som inngår i avtalene. Her er min mening at all omsetning fra leverandør burde bonus beregnes. I noen tilfelle har man også foretatt forespørsler til kjøperen (kommunen) og fått tilgang til deres reskontro. Da er imidlertid all kontakt med firmaet på en konto. Nannestad kommune forteller det at de ikke har greie på hva som har skjedd. Beviste «shortcuts» har det ikke vært satset på. Noen kommuner var flinke til å hjelpe til med opplysninger, andre mindre samarbeidsvillige. Hadde alle 6 ØRU kommunene hatt samme versjon av regnskapsprogrammet Agresso hadde det vært en god hjelp i kontrollfunksjonen.

En kommune hadde for eksempel vask av sitt kulturhus på en innkjøpsavtale med bonus til ØRIK mens resten av bygget – rådhuset hadde avtale til samme leverandør uten bonus. Ikke lett å få inn korrekte midler da!

Jeg reagerer kraftig på bemerkningen «uten kontroll» om at midler har tatt andre veier. Her krever jeg en unnskyldning til alle ansatte i ØRU og ØRIK! Nannestad bør passe seg !

Dårlig erfaring i egne rekker? Hva har Nannestad kommune fått av nummererte brev i disse årene?

Når det gjelder regnskapene for tidligere år har som nevnt kravet til dokumentasjon av bonusinntektene vært der fra revisjonen hvert år. Denne dokumentasjonen har man vitterlig lagt vekt på forbedre hvert år. Jeg gjentar at samarbeidet kunne vært bedre og at man hadde lagt kontroll først og fremst mot de store summene. Revisor har hver annen måned kontrollert momsrefusjonen og årlig den ordinære merverdiavgiften. Siste avlagte regnskap fra ØRU / ØRIKs side var året 2013. Fra 2014 tilbød Ullensaker kommune seg å gjøre jobben gratis og styret og rådmennene klappet i hendene. Resultat: Regnskapet for 2014 ble ført på Jessheim og godkjent med forbehold 11. mars 2016 nesten ett år etter fristen som 30. juni. Regnskapet for 2015 er ikke ferdig til fristen 30. juni – dette skulle også føres på Jessheim. Når det gjelder revisors anmerkninger er ikke disse redusert. Hva er da feil i dette opplegget? Tidligere ble det avstemt både lønn og balanseposter og laget de forespurte noter.

Som regnskapsfører har jeg aldri deltatt i styremøte eller rådmannsmøter og det sier jo sitt om hvor mye styret ønsket av opplysninger.

Hvordan rote bort 8 millioner kroner hvert år?

Man ber økonomisjefene vurdere alternativ finansieringsmodell av ØRIK. Det blir i 2014 laget et notat på 8 sider. De setter i gang uten å konferere med folk som sitter på fakta. «ØSF anser videre at antall rammeavtaler ØRIK i dag administrerer synes høyt, og krever betydelige ressurser». Det er jo klart at jo flere avtaler man klarer å opprette for kommunene jo mer sparer kommunen som bruker avtalen. Kvantum har oftest noe med pris å gjøre i innkjøpsfaget! Det burde en økonomisjef forstå. Når så økonomisjefenes notat sendes til rådmenn så rettes det sannsynligvis ingen kritiske spørsmål om hvordan få innkjøpene med en «merrabatt» på 1,5% på ca. 8 millioner pr. år. Saken går videre til alle 6 kommunestyrene og der er det ikke mange spørsmål. Kun i Eidsvoll har jeg registrert et spørsmål: Helge T. Blindheim (H) stilte spørsmål i saken. Hva skjedde så – intet?

Nå er det da opp til de enkelte kommuner å kreve inn den «gamle bonusen» på 1,5%, Har de mannskap til dette? Kjøper man f. eks. en gammel traktor for kr. 1 million skulle man være berettiget til å få et avslag på kr. 15.000. Hvem sørger for dette og hvordan sjekker revisjonen at kommunene ikke «taper» bonusbeløpet på kr. 8 millioner hvert år?

Jeg bare spør?

 
Telefon: 63 92 27 00 // Tips oss: Skjema »
Ansvarlig redaktør (konst.):Vegard Storbråten Øye »
EUB har ikke ansvar for innhold på eksterne nettsider som det lenkes til.
 
EUB bruker informasjonskapsler. Les mer om informasjonskapsler her, og vår personvernerklæring her. Les mer om vilkår og samtykke
 
Løsningen er designet og utviklet av Hamar Media – www.hamarmedia.no